Deel 1 | Stop met vastgeroeste inefficiënte processen

Een praktijkvoorbeeld: Jansen BV 

Het is druk op de binnendienst van maakbedrijf Jansen BV. De hele dag rinkelt de telefoon en is men hard in de weer om de vele e-mailberichten en bestellingen te verwerken. Het gaat goed met de business, zou je denken. Maar is dat ook echt zo? 

Een gewone werkdag 

Martin is technisch specialist werkt al 15 jaar bij Jansen BV. Dagelijks beantwoordt hij gemiddeld 43 telefoontjes, 58 e-mails en verwerkt hij al deze gegevens in het CRM-systeem. Een flinke klus, naast de taken die hij eigenlijk zou moeten doen: sales en productontwikkeling. 
 
Net als iedere andere dag pakt hij om half zes zijn jas en schakelt hij de telefoon over op de voicemail. Echt tevreden over zijn werkdag is hij niet. Hij heeft een boel gedaan, maar heeft weinig tijd gehad om echt met zijn kerntaken bezig te zijn. En zo gaat het eigenlijk iedere week. Maar ja, hij is het gewend. Volgende week beter.  

Klantvragen 

Maar echt beter wordt het niet. De vragen blijven binnenstromen: hoe zit het met mijn bestelling? Wanneer wordt het geleverd? Hebben jullie dit product nog op voorraad? Ik wil graag een ander formaat, hebben jullie dat ook? Kan ik mijn bestelling nog wijzigen? Heeft u mijn annulering ontvangen? En zo kan hij nog tientallen standaard vragen opnoemen die hij dagelijks weer beantwoordt.

Stilstaan is achteruitgaan 

Gaat het goed met het bedrijf? Ja. Op zich mag Henk, Martin's baas, niet klagen. Het bedrijf presteert al jaren stabiel, al merkt hij wel dat hij naast de oude garde aan klanten weinig nieuwe aanwas heeft. Echt groeien doet Jansen BV dan ook niet. Desondanks ziet Henk om zich heen dat zijn concurrenten wél de groei maken die hij graag zou willen zien bij zijn bedrijf. Hoe kan dat toch? Waar halen ze de tijd en de mensen vandaan?  

Concurrentie 

Een week later ontmoet Henk concullega Jasper op de vakbeurs. "Hoe staan de zaken ervoor?" vraagt hij nieuwsgierig. "Het gaat lekker", antwoord Jasper. "We hebben een flinke omzetgroei gerealiseerd en daardoor konden we investeren in de uitbreiding van ons machinepark." "Goh, hoe heb je dat voor elkaar gekregen?" vraagt Henk. "We hebben onze processen nog eens goed onder de loep genomen en hier en daar een flinke efficiëntieslag gemaakt", antwoord Jasper geheimzinnig.  
De ontmoeting met Jasper heeft Henk aan het denken gezet. De werkprocessen bij Jansen BV zijn eigenlijk al jaren hetzelfde. Ze zijn er zo ingesleten, dat hij er eigenlijk niet meer bij stil staat. "Zouden er bij onze processen ook verbeteringen mogelijk zijn?", vraagt hij zich hardop af. 

Daily struggles 

De volgende dag roept Henk zijn managementteam bij elkaar. Ook Martin is aanwezig. Ietwat schoorvoetend legt Martin zijn dagelijkse uitdagingen op tafel. Hij vindt het niet makkelijk om zijn functioneren zo aan de kaak te stellen. Maar misschien kan Henk ervoor zorgen dat hij weer de tijd krijgt om te doen waar hij echt goed in is en veel plezier in heeft. Hij heeft al tijden het gevoel dat hij niet de bijdrage levert die hij zou kunnen leveren.  

De harde waarheid 

Henk is blij met Martin's openhartige bijdrage. Maar hij is ook geschrokken. Hij wist niet dat de administratieve handelingen zo veel tijd in beslag neemt en hierdoor veel impact op Martin's dagelijkse werkzaamheden heeft. Hij kent Martin goed en weet dat hij een zeer gemotiveerde en intelligente medewerker is. Aan zijn kwaliteiten kan het niet liggen. Maar hoe kan hij ervoor zorgen dat Martin en zijn collega's meer tijd overhouden om te besteden aan werkzaamheden die passen bij hun expertise, kennis en ambities? 

Bent u nieuwsgierig hoe Henk een verbeterslag kan maken? Lees dan ook het tweede deel van deze blogserie.