Deel 2 | Handmatige administratieve werkzaamheden minimaliseren

Er zijn diverse bedrijven zoals Jansen BV uit ons praktijkvoorbeeld: "Deel 1: stop met vastgeroeste inefficiënte processen".  

Wij zien het regelmatig om ons heen: bedrijven waar veel informatieverwerking nog handmatig plaatsvindt. Ze zijn vastgeroest in inefficiënte patronen, maar hebben dit niet in de gaten. Hun handel is nog redelijk stabiel, waardoor de noodzaak er niet is om eens kritisch te kijken naar de bedrijfsvoering. Dus kabbelen ze maar een beetje voort.  

Snelle groeiers  

Dit terwijl er ook bedrijven zijn die een enorme groeispurt doormaken. In iedere sector zien we steeds meer snelle groeiers de markt betreden. Jonge, frisse bedrijven die hun proposities en bedrijfsprocessen zo efficiënt insteken dat ze niet alleen goedkoper, maar ook sneller kunnen leveren. Iets wat alsmaar belangrijker wordt voor de klanttevredenheid. 

Hun geheim?  

Deze bedrijven hebben hun processen zo effectief mogelijk ingericht, met minimale menselijke arbeid. Handmatige standaard werkzaamheden? Die hebben ze geautomatiseerd met behulp van koppelingen met slimme API's (die ervoor zorgen dat softwareprogramma's met elkaar communiceren). En hun klanten… die zijn zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van hun persoonlijke gegevens in een online omgeving (customer self-service). Hier kunnen ze niet alleen hun telefoonnummer of adres veranderen, maar ook hun bestelgeschiedenis en leveringsdata inzien (en veranderen indien nodig).  

Zijn er dan helemaal geen specialisten meer? 

Natuurlijk wel. En wordt er nooit meer gebeld of gemaild? Nee, dat is onmogelijk en ongewenst. Zero klantcontact is niet het uitgangspunt. Er wordt nog steeds dagelijks gecommuniceerd met de klant. Het grote verschil is echter dat de medewerkers enkel specialistische vragen beantwoorden, adviseren en de tijd hebben om proactief met de klanten te communiceren. Voor alle andere vragen kan men terecht op de website.  

Wat het hen oplevert?  

Besparingen én meer werkplezier. Medewerkers hoeven niet meer bezig te zijn met administratieve zaken, maar focussen weer op groei. Bestanden worden niet meer overgetypt, wat de kans op fouten verkleint. Hun kennis en kunde wordt volledig benut. En het bedrijf heeft meer (realtime) inzicht in de orderstromen (zoals de voorraad) en kwaliteit van de leveranciers.  

Behoefte aan een kritische blik?  

Wilt u dat wij eens over uw schouder meekijken naar uw bedrijfsprocessen? Geen probleem! Sigma Solutions heeft al diverse bedrijven geholpen bij het slimmer inrichten van hun bedrijfsprocessen. Ook u adviseren we graag over de diverse automatiseringsmogelijkheden in het digitale landschap.