Digitaal Ondertekenen: 6 redenen om dit te implementeren bij Groothandels

Het zal voor ieder bedrijf herkenbaar zijn: Het versturen van opdrachtbevestigingen en offerte, het nabellen en ervoor zorgen dat je een mooi ondertekend document terug krijgt. Het liefst ook nog eens als mooi gescande PDF en niet als losse fotootjes geschoten met een net iets te oude telefoon. Als Groothandel heeft u genoeg documenten te ondertekenen: Denk niet alleen aan arbeidsovereenkomsten, maar ook contracten met fabrikanten waar u producten van afneemt of de grotere opdrachten voor uw eigen klanten. Digitaal Ondertekenen kan u helpen bij het stroomlijnen van het administratieve proces rondom het tekenen van documenten. Daarom hebben wij hieronder 6 redenen uiteengezet waarom u zou moeten starten met Digitaal Ondertekenen.

1. Digitaal ondertekenen realiseert tijdsbesparing

De meest voor de hand liggende reden om Digital Ondertekenen te implementeren is tijdsbesparing. Als Groothandel zult u ongetwijfeld genoeg documenten heen en weer sturen om te ondertekenen. Of dit nu via de inkoop afdeling van uw bedrijf verloopt bij uw diverse leveranciers, of met uw eigen klanten waar u overeenkomsten mee hebt voor het inkopen van uw producten.

Inherent aan documentstromen is de administratieve last die hierbij komt kijken. U moet niet alleen documenten uitprinten en tekenen, maar ook opsturen, ervoor zorg dragen dat deze getekend terugkomen en vervolgens goed gearchiveerd en verspreid worden naar alle betrokkenen binnen uw organisatie, zoals bijvoorbeeld een HR of Finance afdeling. Door deze stromen voor een aanzienlijk deel te digitaliseren kunt u niet alleen tijd bij uzelf besparen, waardoor het mogelijk wordt om met dezelfde hoeveelheid mensen meer werk te verzetten, maar ook uw klanten en leveranciers tijd besparen.

2. Ook contracten of arbeidsovereenkomsten zijn volledig rechtsgeldig

Normaalgesproken is het zo dat contracten niet alleen schriftelijk kunnen worden aanvaard, maar ook mondeling of elektronisch. De uitzondering hierop zijn documenten met een zogeheten schriftelijkheidsvereiste. Het aankopen van een woning is hierbij natuurlijk een voor de hand liggend voorbeeld, maar bij Groothandels spelen hele andere dynamieken, zoals arbeidsovereenkomsten met een concurrentiebeding.

Inmiddels zijn er meer dan genoeg aanbieders welke gekwalificeerde digitale ondertekening bieden, dat wil zeggen dat het proces van ondertekening is gecertificeerd door een certificatiedienstverlener. De wet stelt dat er een vijftal voorwaarden zijn waaraan voldaan wordt, waardoor een degelijk contract volledig rechtsgeldig is:

1. Het document moet door alle ondertekenende partijen raadpleegbaar zijn
2. De echtheid van het document moet voldoende zijn gewaarborgd zijn, bijvoorbeeld door een audit-trail
3. Het moment van “ondertekening” moet zijn vastgelegd
4. De identiteit van alle ondertekenaars moet kunnen worden vastgesteld. Dit kan bijvoorbeeld door het gebruik van two-factor authenticatie waarbij verificatie via e-mail en SMS plaatsvindt, welke te herleiden is naar een gebruiker
5. Waar ondertekening vereist is: Een goede en betrouwbare elektronische handtekening

Meer informatie hierover is de vinden in artikelen rondom de eiDAS-verordening

3. Meer overzicht in doorlopen stappen

Veel leveranciers van Digitaal Ondertekenen bieden uiteraard de service in de zin van het digitaal kunnen ondertekenen van documenten op een veilige en gemakkelijke manier. Dat is echter niet de enige mogelijkheid.

Door middel van zogeheten “audit-trails” is het mogelijk om precies te zien wie, wanneer, welke stappen heeft ondernomen. Deze stappen worden vervolgens onderdeel van de ondertekening middels een certificaat. Verder bieden leveranciers zoals AFAS en Stiply  de mogelijkheid aan om via gemakkelijke overzichten de historie en statussen van alle documenten te zien. Hierdoor is het niet alleen voor u, maar ook voor uw klanten makkelijker om te zien wat de status van verstuurde documenten is. Tevens kunt u documenten gemakkelijk terugvinden in plaats van dat er gespit moet worden in talloze mailboxen of folders op harde schijven.

4. Digitaal Ondertekenen speelt in op Customer Self Service

Onderzoek door Gartner heeft uitgewezen dat klanten, net zoals organisaties dat doen, steeds meer gewend raken aan automatisering en een moeiteloze gebruikerservaring in alle zinnen van het woord. Verder stelt Gartner dat Customer Service steeds minder en minder mens-tot-mens interactie bevat.

Het bieden van geautomatiseerde flows voor het ondertekenen van offertes of overeenkomsten, als ook de mogelijkheid om zelf documenten terug te vinden in plaats van contact moeten opnemen met Customer Service draagt ten goede bij aan het sentiment om zaken zelf te willen regelen.

In mijn blog over Procesautomatisering haal ik een quote van Bill Gates aan:

The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.”

Deze quote geldt in dezelfde mate voor Digitaal Ondertekenen: Zitten er inefficiënties in het proces in de zin van opvolging en registratie, dan zullen deze tijdens implementatie en naleving van het proces naar voren komen. Hiermee worden niet alleen interne optimalisaties gerealiseerd, maar zult u een hogere tevredenheid bij klanten en prospects realiseren en daarmee wellicht ook hogere scoringskansen.

5. Bespaar kosten en het milieu

Zoals al eerder benoemd realiseert u door middel van Digitaal Ondertekenen een besparing aan tijd, doordat u diverse documentatiestromen digitaliseert. Natuurlijk zijn dit niet de enige besparingen.

De tijd die u bespaart leidt, logischerwijs, tot een besparing in kosten. U kunt tenslotte meer doen in dezelfde hoeveelheid tijd, waardoor kosten lager worden en eventuele omzetpotentie hoger wordt. Ook het niet meer hoeven printen van documenten realiseert besparing. Niet alleen op het voor de hand liggende gebied van kosten, maar ook besparing op het milieu. Het niet meer printen van papier en gebruik maken van inkt is minder belastend voor het milieu, want deze middelen hoeven minder geproduceerd en afgevoerd te worden. U bent dus ook nog eens groen bezig!

6. Leads kosten geld, raak ze niet kwijt!

Prospects waar al een overeenkomst of offerte heen is gestuurd, hebben u geld gekost. U heeft niet alleen eventuele marketingkosten betaald, maar u hebt ook tijd gestoken in het genereren van deze leads, de opvolging ervan en het uiteindelijk bijna aansluiten van de leads als klant.

Het opvolgen van reeds gestuurde offertes kan erbij inschieten in drukke tijden. Het hebben van een geautomatiseerd proces rondom Digitaal Ondertekenen, inclusief het sturen van herinneringen naar de betrokkenen kan hierbij ondersteunen.