Het belang van een goed ontworpen PIM systeem voor B2B bedrijven

Een Product Information Management (PIM) systeem zorgt ervoor dat distributeurs, groothandels, producenten en andere handelende en producerende B2B bedrijven worden geholpen bij het beheren en distribueren van productinformatie, zodat het voor klanten makkelijker wordt om overzicht te hebben in alle verschillende producten en daarmee de juiste keuzes kunnen maken.  

Een goed ontworpen PIM systeem is dus een belangrijk onderdeel van uw B2B Customer Self Service. Een goed ontworpen PIM systeem stelt u in staat efficiënter en effectiever te werken om daarmee uw productiviteit en winstgevendheid te verbeteren. Het ontwerpen van een goed PIM systeem is dan ook een belangrijk proces en bevat verschillende stappen om van uw PIM systeem een succes te maken. In deze blog gaan we dieper op deze stappen in en leggen we uit waarom deze stappen zo belangrijk zijn. 

Wat is een PIM systeem eigenlijk? 

Een PIM systeem stelt uw bedrijf in staat productinformatie op een gestructureerde en georganiseerde manier op een centrale plek op te slaan en te beheren. Hierdoor wordt het eenvoudiger actuele informatie te delen met uw klanten. Een PIM systeem kan ook gemakkelijk en snel integreren met het door u gebruikte ERP systeem, zoals AFAS Profit en Exact Online.  

Een PIM systeem als strategische keuze voor uw B2B Customer Self Service 

Voor een B2B bedrijf waar het aanbod soms groot kan zijn, is het inzichtelijk maken van productinformatie iets wat veel voordelen heeft voor uw klanten, maar dus ook voor u. In een tijd waarin B2B E-Commerce, digitalisering en automatisering steeds belangrijker wordt is B2B Customer Self Service iets waar klanten in de B2B sector veel waarde aan hechten. Een PIM systeem kan daarbij helpen door ervoor te zorgen dat alle productinformatie georganiseerd, gevalideerd en up-to-date is. Wanneer klanten gebruik maken van het door u aangeboden PIM systeem kunnen ze dus zelf informatie opzoeken zonder tussenkomst van één van uw medewerkers. Bij het opzetten van een PIM systeem is het wel belangrijk de juiste stappen te nemen en rekening te houden met belangrijke factoren.  

Belangrijke factoren bij het ontwerpen van een PIM systeem 

Het ontwerpen van een goed PIM systeem voor B2B bedrijven omvat verschillende belangrijke factoren. Hieronder bespreken we de belangrijkste factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het ontwerpen van een PIM systeem: 

Wanneer u heeft besloten een PIM systeem te gaan gebruiken voor uw B2B bedrijf is het belangrijk concrete en goed uitgewerkte doelstellingen te bepalen. Een PIM systeem kan verschillende doelen hebben, namelijk het verbeteren van de productiviteit, het verhogen van de verkoop, het verminderen van de kosten en het verbeteren van de klanttevredenheid. Door deze doelen te definiëren, kunt u het ontwerp van het PIM systeem afstemmen op de specifieke behoeften van uw bedrijf. 

Nu uw doelstellingen zijn gedefinieerd en duidelijk zijn voor iedereen die aan de slag gaat met het ontwerpen en inrichten van het PIM systeem kun u aan de slag met de volgende stap. De volgende stap en een factor die niet kan worden overgeslagen, is het identificeren van alle productgegevens van alle producten die u aanbiedt. Het is belangrijk om alle verschillende soorten productgegevens te identificeren die uw bedrijf moet beheren en distribueren. Voorbeelden van productgegevens die belangrijk zijn om te identificeren voor uw PIM systeem zijn bijvoorbeeld productbeschrijvingen, afbeeldingen, specificaties, prijzen en voorraadniveaus. Zorg ervoor dat u alle vereiste productgegevens vaststelt voordat u begint met het ontwerp van uw PIM-systeem. 

Nu alle productgegevens van al uw producten zijn geïdentificeerd is het tijd voor het opstellen van het datamodel van uw PIM systeem. Een datamodel zorgt voor de visuele weergave van de structuur en relaties tussen productgegevens die worden opgeslagen en beheerd door het PIM systeem. Het ontwerpen van een duidelijk en goed gestructureerd datamodel is essentieel voor het efficiënt beheren van productgegevens en het ondersteunen van de bedrijfsprocessen die afhankelijk zijn van deze gegevens. Een flexibel datamodel is essentieel omdat de behoeften van uw bedrijf of uw klanten in de loop van de tijd kunnen veranderen. Het datamodel moet kunnen worden aangepast aan deze veranderende behoeften zonder dat dit zorgt voor storingen in uw PIM systeem of tot verliezen van gegevens leidt.  

Het integreren van uw PIM systeem met andere bedrijfssystemen is een belangrijke stap bij het inpassen van een PIM systeem binnen uw B2B bedrijf. Maar dan moet een PIM systeem wel goed worden ontworpen, zodat uw PIM systeem zonder fouten kan integreren met ERP systemen.  Dit maakt het mogelijk om productgegevens efficiënt te delen tussen verschillende systemen en klantgerichte bedrijfsprocessen te automatiseren. 

Stel duidelijke richtlijnen op: Het is belangrijk om duidelijke richtlijnen op te stellen voor het beheer en de distributie van de productgegevens van uw producten. Hiermee wordt bedoeld de richtlijnen voor het bijwerken van productinformatie, het controleren van de nauwkeurigheid van productgegeven en het toewijzen van verantwoordelijkheden voor het beheer van productgegevens. Wanneer hier geen duidelijke richtlijnen voor worden opgesteld kan het zijn dat voor dezelfde producten meerdere omschrijvingen zijn waardoor het PIM systeem voor u, uw medewerkers en uw klanten een bron van desinformatie wordt.  

Het inzetten van een PIM systeem voor het verbeteren van B2B Customer Self Service 

Wanneer u een PIM systeem effectief wilt inzetten binnen uw B2B bedrijf is het belangrijk te zorgen voor goede training en ondersteuning van uw medewerkers. Het is belangrijk om uw medewerkers te trainen in het gebruik van het PIM systeem en hen te voorzien van de nodige ondersteuning om het systeem effectief te kunnen gebruiken. Wanneer dit namelijk niet gebeurt wordt het PIM systeem door onwetendheid niet optimaal benut en zijn uw medewerkers onnodig veel tijd kwijt om te ontdekken hoe ze dit systeem moeten gebruiken. Voor het optimaal inzetten van een PIM systeem is het dus belangrijk dat medewerkers die dit systeem gaan gebruiken trainingen volgen, handleidingen kunnen inzien en ondersteuning kunnen krijgen wanneer problemen zich voortdoen. 

Een PIM systeem kan uw B2B bedrijf dus helpen bij het beheren en distribueren van productinformatie, waardoor klanten gemakkelijker productinformatie kunnen inzien en gerichtere keuzes kan maken. Door deze vorm van B2B Customer Self Service toe te passen vergroot u de klanttevredenheid van uw klanten en zorgt u voor een aanzienlijke tijdsbesparing bij uw medewerkers die minder tijd kwijt zijn aan het beantwoorden van vragen van klanten, omdat deze dat nu zelf kunnen opzoeken. Om een PIM systeem goed te laten werken, is het belangrijk deze goed te ontwerpen en daarmee rekening te houden met de belangrijkste factoren zoals: het formuleren van duidelijke doelstellingen, het opstellen van een datamodel, het integreren van het PIM systeem met al gebruikte systemen, duidelijke richtlijnen op te stellen en te zorgen voor goede training en ondersteuning van uw medewerkers.  

Bent u klaar voor de volgende stap naar online succes?       

Onze Sigma Solutions experts staan klaar om al uw vragen te beantwoorden over het opzetten of verbeteren van uw PIM systeem en u te helpen in het zetten van de volgende stap naar online succes. Neem voor een vrijblijvend adviesgesprek contact met ons op.